نظام اداری شاهنشاهی هخامنشی از کوروش بزرگ آغاز شد، اما سامان‌دهی آن به بهترین وجه کار داریوش یکم بود.

هنگامی که داریوش یکم در سال ۵۲۵ پ. م به قدرت رسید، ۲۳ ساتراپی یا سرزمین متعلق به شاهنشاهی را، که پارس هم جزو آن بود از کمبوجیه به ارث برد. با این که او در طول شهریاری خود چند ساتراپی را به آن‌ها افزود (سند، تراکیا، مقدونیه، سکاهای شمال دریای سیاه) در نبشته‌ای خود، جز پارس، از ۲۵ و گاه ۲۹ قوم شاهنشاهی خود نام می‌برد. خشایارشا جز پارس از ۳۱ سرزمین شاهنشاهی نام می‌برد. به این ترتیب شمار و گسترهٔ ساتراپی‌ها ثابت و نامتغیر نبودند. بستگی به میل شاهنشاه داشت که دو ساتراپی را در هم ادغام کند یا از یک ساتراپی دو تا بسازد.[۴۹]

بر پارس که سرزمین اصلی شاهنشاهی بود، خود شاه شخصاً فرمان می‌راند. در رأس هر یک از دیگر سرزمین‌های شاهنشاهی یک ساتراپ قرار داشت. این واژه از یونانی به ما رسیده‌است. به خشَثرَپای مادی برمی‌گردد. ساتراپ‌ها بیرون از دربار بالاترین مقام را داشتند و بدون واسطه زیر نظر شاهنشاه بودند. ساتراپ‌ها حق استفاده از مُهر شاهی را داشتند. شاهنشاهان برای آن که از وفاداری ساتراپ‌ها خاطر جمع شوند، مصلحت را در این می‌دیدند تا آنجا که ممکن است خویشان خود را به این مقام بگمارند.[۵۰]

هر ساتراپی به چندین ساتراپی فرعی یا «حکمرانی» تقسیم می‌شد. بنا بر کتاب استر، در زمان خشایارشا شاهنشاهی هخامنشی از هند تا حبشه ۱۲۷ حکمران محلی داشته‌است. به این ترتیب به ساتراپی به‌طور متوسط چهار یا پنج حکمرانی می‌رسید. برای نمونه ساتراپی سوریه عبارت بود از حکمرانی‌های آشور، فنیقیه، سامرا، یهودا و قبرس. عنوان این حکمران به فارسی باستان فرَتَرَکَه بود. هر حکمرانی به هفت بخش تقسیم می‌شد که در رأس هر یک از آنان بخشدار قرار داشت، تحت‌اللفظی «یک هفتم دار».[۵۱]

چند سنگ نبشتهٔ هیروگلیف از وادی حمامات، جایی که از آنجا معماران مصری سنگ‌های ساختمانی مورد نیازشان را می‌آوردند، بر حسب تصادف، سندی در اثبات فوق العادهٔ نظام اداری هخامنشیان در اختیار ما می‌گذارند. به واسطه این سنگ نبشته‌ها در می‌یابیم که کسی به نام اَثیاوَهیاه در زمان کمبوجیه، داریوش و خشایارشا، یعنی ۵۱ سال، بخشدار قُبط (کَفت امروزی در مصر وسطا) بوده‌است. برادر کوچکتر او اَریاورَتَه از سال ۴۷۶ پ. م قائم مقام او بوده و سه سال بعد جانشینش شده‌است. او در مقام بخشدار قُبط تا هفدهمین سال شهریاری اردشیر اول (۴۹۹ پ. م۹ نیز یک هفتم دار بوده‌است. یعنی دست کم ۲۷ سال تمام.[۵۲]